Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung nach GoBD – jetzt wichtiger denn je

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Nutzung von E-Rechnungen steigt auch der gesetzliche Druck auf Unternehmen, ihre digitale Kommunikation revisionssicher zu archivieren. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist eine manipulationssichere E-Mail-Archivierung Pflicht - und das unabhängig von der Unternehmensgröße.

Gerade bei E-Rechnungen reicht es nicht aus, die PDF-Datei einfach im Dateisystem abzulegen. Auch die Übermittlung per E-Mail muss vollständig nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden. Wer hier nicht rechtssicher aufgestellt ist, riskiert bei einer Betriebsprüfung empfindliche Strafen.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung dieser Anforderungen und bieten – abgestimmt auf Ihre bestehende IT-Infrastruktur - lösungsorientierte E-Mail-Archivierungskonzepte, z. B. in Verbindung mit Microsoft 365. Die Integration erfolgt dabei nahtlos und ohne Umwege - bestehende Postfächer werden automatisch übernommen, die tägliche Arbeit bleibt unverändert komfortabel.

Im Hintergrund setzen wir auf bewährte Archivierungslösungen, etwa von Hornetsecurity, die eine GoBD- und DSGVO-konforme Speicherung aller ein- und ausgehenden E-Mails sicherstellen - zertifiziert, rechtssicher und revisionsfest.

Wir beraten Sie individuell, welche Archivierungslösung zu Ihrem Unternehmen passt und übernehmen auf Wunsch auch die komplette technische Umsetzung.